D E M O C R A T O P I A

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Cultura de gestión de errores

Cuando pensamos en errores, a menudo recordamos grandes catástrofes que son el resultado de una cadena de errores humanos, como accidentes aéreos o naufragios. En tales casos, es fundamental insistir en la necesidad de establecer protocolos que permitan prevenirlos. Sin embargo, también podemos considerar los errores como una fuente de aprendizaje e innovación. Un ejemplo popular de esto es el famoso «Post-it», que surgió como un error en la elaboración de un pegamento potente. De hecho, Keith y Frese (2011) afirman que para el aprendizaje, los errores son más beneficiosos que los eventos positivos.

Por lo tanto, la cultura de la gestión de errores es imprescindible tanto para fomentar la innovación como para generar un clima de seguridad necesario, previniendo posibles fallos o errores que pongan en riesgo, incluso, la seguridad de los trabajadores. La prevención de errores es necesaria antes de que estos ocurran, pero una vez que se ha producido un error, es importante controlar sus consecuencias, y ahí es donde entra en juego la gestión de errores. A menudo se confunden los errores en sí con las consecuencias de los errores, y generalmente las personas temen más a las consecuencias. Por lo tanto, una gestión adecuada de los errores es de vital importancia.

La cultura de la gestión de errores se define como el conjunto de normas, valores, prácticas y procedimientos comunes que los miembros de una organización comparten y que se centra en la gestión de errores (Van Dyck, Frese, Baer y Sonnentag, 2005). Para llevar a cabo una gestión adecuada de los errores, es necesario empezar por lo más básico: distinguir entre los diferentes tipos de errores.

Según Reacon (1990), se pueden distinguir dos tipos de errores. Los deslices o lapsus son errores que ocurren durante la ejecución de un plan debido a distracciones. Estos son los errores más sencillos de evitar. Sin embargo, los errores que resultan de una planificación inadecuada requieren un mayor esfuerzo en su gestión. Por lo tanto, una planificación adecuada durante el proceso de implementación de una idea innovadora ayudará a prevenir errores.

Estos dos tipos de errores son aquellos que debemos tratar de evitar. Sin embargo, frente a ellos, existe otro tipo de errores que no solo deben permitirse, sino que también deben ser alentados: aquellos errores que surgen como consecuencia de asumir riesgos con el fin de mejorar. Este tipo de errores deben ser valorados de manera positiva, ya que los fracasos pueden potenciar la atención, fomentar la experimentación, impulsar la voluntad de asumir riesgos y promover la innovación y la adaptabilidad ante circunstancias cambiantes. Además, el aprendizaje y la capacitación en nuevas tareas o procesos mejora cuando se permiten los errores (Keith y Frese, 2011). Lo importante es saber evitar las consecuencias negativas una vez que el error ha ocurrido. A continuación, se detallan los aspectos que contribuyen a mejorar la cultura de gestión de errores.

  • En primer lugar, se encuentra la detección de los errores. Cuanto antes se detecte un error, más fácil será resolverlo con el menor número de consecuencias negativas. Existen diferentes enfoques para mejorar la detección, y Keith y Frese (2011) advierten que las organizaciones más centradas en la prevención de errores tienden a ser más lentas en la detección una vez que los errores ya han ocurrido. La sobreconfianza en sus estrategias de prevención hará que estén menos atentas a situaciones potenciales de error y a las señales de posibles errores. Por lo tanto, es necesario adaptarse según la etapa en la que se encuentre el proceso de innovación. De esta manera, resulta muy complejo fomentar ideas innovadoras bajo una cultura de prevención de errores. Sin embargo, durante la fase inicial de implementación de la innovación, es importante centrarse en la prevención de errores. Asimismo, es necesario transmitir que los errores, una vez que se han producido y se ha realizado una gestión adecuada, no suelen repetirse, aunque puedan surgir nuevos errores que no se habían previsto anteriormente.
  • El segundo aspecto es la comunicación de los errores, es decir, es necesario que todos los miembros de la organización sean conscientes de que se ha cometido un error. El motivo principal es evitar que el error se repita, pero también es positivo que el error se conozca antes de implementar la innovación, ya que esto permite que todos puedan seguir proponiendo mejoras.
  • El tercer aspecto es una buena coordinación para el control y resolución de los errores de manera rápida y eficiente.
  • Por último, es importante analizar los errores una vez que han ocurrido, buscando las causas subyacentes, con el objetivo de evitar que se repitan no solo los mismos errores, sino también aquellos similares o con causas similares. Aprender de los errores es fundamental para el crecimiento y la mejora continua.

En resumen, una cultura de gestión de errores efectiva implica distinguir entre diferentes tipos de errores, fomentar la asunción de riesgos para la mejora, detectar los errores de manera temprana, comunicarlos de forma transparente, coordinar su control y resolución, y analizarlos en busca de lecciones aprendidas. Al abordar los errores de manera adecuada, las organizaciones pueden promover la innovación, la seguridad y el crecimiento.

Ejemplo:

En una empresa de desarrollo de software, se promueve una cultura de gestión de errores donde se valora el aprendizaje y la mejora continua. Los empleados son alentados a reconocer y reportar errores sin temor a represalias. Se fomenta un ambiente de confianza y colaboración donde los errores son vistos como oportunidades de crecimiento y aprendizaje.

Cuando se produce un error, se sigue un proceso estructurado para su gestión. En primer lugar, se realiza una evaluación para comprender las causas y el impacto del error. Se busca identificar si el error fue resultado de una acción individual, de un problema en los procesos o de alguna falla en el sistema.

Una vez identificadas las causas, se lleva a cabo un análisis en equipo para generar soluciones y prevenir la recurrencia del error. Se promueve la participación de diferentes áreas y se valora la diversidad de perspectivas para encontrar soluciones efectivas.

Además, se realiza un seguimiento de las acciones correctivas implementadas para evaluar su eficacia y realizar ajustes si es necesario. Esto ayuda a asegurar que los errores no se repitan en el futuro y que se fortalezcan los procesos y prácticas de la organización.

Adicionalmente, se fomenta la cultura de compartir lecciones aprendidas. Se realizan reuniones periódicas donde se comparten experiencias y se discuten los errores cometidos, buscando que todos los miembros de la organización puedan aprender de ellos. Se reconocen los esfuerzos individuales y de equipo para abordar los errores de manera efectiva y se valoran las contribuciones a la mejora continua.

En resumen, esta empresa ha establecido una cultura de gestión de errores donde se promueve la transparencia, la colaboración y el aprendizaje. Los errores son vistos como oportunidades para mejorar y se implementan acciones correctivas basadas en un análisis riguroso. Esta cultura contribuye a fortalecer la calidad de los productos y servicios, y a fomentar la innovación y el crecimiento de la organización.

Referencias

  • Palací Descals, Francisco José ., and Miguel . Bernabé Castaño. Consultoría Organizacional. Madrid: Sanz Y Torres : Universidad Nacional De Educación a Distancia, 2013. 
  • ChatGPT

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