D E M O C R A T O P I A

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Gestión del cambio e innovación

Versión 1.0

Introducción

En la era del conocimiento, las organizaciones actuales deben ser flexibles y contar con herramientas a nivel macro y micro que fomenten la autonomía y la iniciativa personal. La promoción de la iniciativa personal se ve influenciada por la cultura de gestión de errores y el liderazgo ambidiestro. Además, es crucial contar con profesionales altamente cualificados que generen conocimiento e impulsen la innovación en todos los procesos de la organización. El cambio organizacional planificado es una oportunidad para las organizaciones, y la gestión del cambio se aborda desde la perspectiva de la cultura y el liderazgo.

La gestión del cambio

La Gestión del Cambio es esencial en las organizaciones modernas, y el concepto de cambio ha evolucionado con el tiempo. Antes, la innovación estaba limitada a grandes corporaciones y líderes del sector, pero ahora es parte del lenguaje común en todas las empresas. El cambio organizacional se define como un proceso de transición hacia una mejora, y puede ser generado tanto internamente como por demandas externas. El cambio puede afectar a diferentes áreas de la organización y se pueden identificar distintas aproximaciones al cambio, como el rediseño organizacional, el desarrollo organizacional y la transformación organizacional.

cambio organizacional

Las organizaciones pueden experimentar el cambio de manera deliberada o accidental, afectando a muchos o pocos procesos, y pueden ser rápidos o lentos. La gestión del cambio requiere ajustes en la estructura y estrategia de la organización, y su intensidad y anticipación pueden clasificarse en distintos estadios. También se establece una relación entre el cambio y la innovación, donde la innovación se considera el resultado de un cambio que lleva a una transición hacia un nuevo estado de acción.

La innovación en el desarrollo organizacional

La innovación se refiere a la implementación práctica y explotación comercial de una idea ingeniosa. Va más allá de la creatividad, ya que implica la aplicación social de la idea. A menudo se asocia con el departamento de Investigación y Desarrollo (I+D+i), pero puede ser aplicada en todos los niveles de la organización. La innovación puede manifestarse en avances tecnológicos, nuevos productos, servicios o procesos. Es importante fomentar sistemas formales e informales de aprendizaje para promover la generación y difusión de innovaciones. En cuanto a los tipos de innovación, se pueden clasificar en emergentes (generadas internamente), adaptadas (adoptadas de otras organizaciones) e impuestas (impulsadas por regulaciones o normativas).

Fuentes de innovación

La organización se puede entender como un sistema abierto que interactúa con su entorno. Está compuesta por diferentes elementos y procesos que trabajan juntos para lograr objetivos compartidos. El entorno interno incluye áreas como tecnología y recursos, económico financiero y mercado, que se relacionan entre sí. Por otro lado, el entorno externo está compuesto por clientes, proveedores, administración y competidores, con los cuales la organización interactúa para obtener insumos y generar productos o servicios.

La innovación puede provenir tanto de fuentes internas como externas a la organización. A nivel interno, se pueden encontrar mejoras en productos, procesos y tecnologías. A nivel externo, otras empresas, universidades y las necesidades del cliente también son fuentes de generación de conocimiento e ideas innovadoras. Es importante destacar que la innovación no se limita solo al desarrollo de nuevos productos, sino también a la investigación de métodos y procesos de trabajo.

En España, se identifican varias fuentes de innovación clave, como potenciar la cualificación y el uso de nuevas tecnologías, promover la e-administración, fortalecer la transferencia entre universidades y empresas, y prestar atención especial a las PYMES. Para lograrlo, es fundamental adoptar modelos de gestión de calidad que fomenten una visión horizontal en los procesos, orientación al cliente, compromiso con los resultados y responsabilidad en lugar de una autoridad jerárquica.

El inicio de la innovación

La creatividad y la innovación son conceptos relacionados pero distintos. La creatividad se refiere a la capacidad de generar ideas nuevas y útiles, resolver problemas de manera novedosa y desarrollar productos originales. Por otro lado, la innovación va más allá de la generación de ideas y también implica implementar esas ideas en la práctica.

Promover la creatividad en las organizaciones tiene diversos beneficios, como el desarrollo de soluciones y productos innovadores, la facilitación de la resolución de problemas y la toma de decisiones, la optimización de los procesos de producción y la promoción de la participación de los equipos.

La siguiente tabla resume las diferencias entre creatividad e innovación, destacando que la creatividad se centra en la generación de ideas nuevas y útiles, mientras que la innovación implica además la implementación de esas ideas.

CREATIVIDADINNOVACIÓN
Novedad absolutaNovedad relativa
Origen de la innovaciónAplicación del resultado creativo
Beneficio inexistenteBeneficio inherente a la innovación
Carácter cognitivoComponente social y aplicado

Para fomentar la innovación en las organizaciones, se pueden aplicar diversas estrategias. Una de ellas es formar a los profesionales para cuestionar los procesos y elementos de la organización. Algunas estrategias recomendadas incluyen analizar al cliente en diferentes aspectos para identificar necesidades no reconocidas, explorar éxitos inesperados en el uso de productos o servicios, examinar las limitaciones o molestias en los procesos de compra, imaginar la perfección y explorar nuevos usos de los outputs más allá del mercado habitual. También se sugiere revisar las premisas en las que se basan los procesos y productos, identificar las necesidades cambiantes de los clientes y planificar para el futuro.

En la figura siguiente se presentan algunas preguntas que los profesionales pueden formular para descubrir nuevos focos de innovación en la organización.

PROCESOSPREGUNTAS
Desestandarizar a clientes y usuarios🪄¿Cuáles clientes usan o compran nuestro producto de forma más usual?
🪄¿ Existen algunos clientes que necesitan mucho más o mucho menos atención de ventas y servicio que la mayoría?
Explorar éxitos inesperados🪄¿Quién usa nuestro producto en formas inesperadas o imprevistas?
🪄¿Quién usa nuestro producto en cantidades sorprendentemente grande?
Imaginar la perfección🪄¿Cómo haríamos las cosas de forma diferente si tuviéramos información perfecta sobre nuestros compradores, uso, canales de distribución y así sucesivamente?
Buscar más allá de los límites🪄¿Quién más está lidiando con el mismo problema genérico que nosotros pero por una razón totalmente distinta?
🪄¿Cómo lo han abordado?
Revisar las premisas🪄¿Cuáles necesidades de los clientes están cambiando con mayor rapidez?
🪄¿Cuáles serán esas necesidades en cinco años?

Resistencia a la Innovación

La introducción de cambios e innovaciones en una organización puede enfrentar resistencias. La estructura organizativa desempeña un papel importante en la creación de un ambiente propicio para la creatividad a nivel organizativo, grupal e individual. Se ha observado que el tamaño de la organización está relacionado con las barreras a los cambios e innovaciones. Las organizaciones más grandes suelen tener niveles más altos de burocracia, lo que dificulta la implementación de la innovación (administración pública). Por otro lado, en las organizaciones más pequeñas, como las PYMES, pueden existir estilos de gestión y hábitos que dificultan la incorporación de la innovación y mantienen el statu quo.

Otros elementos que pueden obstaculizar la incorporación de la innovación en la vida de la organización son los valores que promueven la seguridad, la disciplina y el conservadurismo. La resistencia al cambio se puede explicar como una amenaza a la pérdida de privilegios en la nueva situación. Además, el sector en el que se encuentra la organización también puede influir en la aceptación de la innovación. Por ejemplo, en el sector tecnológico, las innovaciones en procesos y maquinaria son más comunes, mientras que en sectores como la agricultura o la industria manufacturera, la incorporación de la innovación puede ser más difícil debido a la preferencia por la estabilidad.

En cuanto a las medidas que pueden facilitar la innovación, se ha encontrado que la descentralización de la estructura organizativa tiende a fomentar la generación de ideas. La descentralización es especialmente útil para el aprendizaje organizativo y es una tendencia en los nuevos tipos de organizaciones, donde se busca una toma de decisiones descentralizada. Esto está relacionado con la creación de estructuras planas, con menos supervisores y puestos más complejos que tienen mayor capacidad de decisión. Sin embargo, esta tendencia se está adoptando de manera gradual en algunas organizaciones.

Tensiones en la innovación

La innovación conlleva tensiones, paradojas y contradicciones que pueden resumirse en tres aspectos según Bledow et al. (2009).

  • En primer lugar, existe una diferencia entre las demandas del desempeño rutinario y las demandas del proceso de innovación. El desempeño rutinario requiere utilizar conocimientos y habilidades existentes para lograr eficiencia y calidad. Por otro lado, la innovación implica exploración y pensamiento creativo, lo cual puede interrumpir el proceso eficiente de producción. La solución práctica es separar ambas demandas, realizando tareas de creación e implementación en momentos y por personas diferentes.
  • En segundo lugar, el proceso de innovación implica actividades diferentes y a veces contradictorias. Por un lado, se necesita autonomía para generar nuevas ideas, pero por otro lado, para implementar esas ideas se requiere establecer estructuras y seguirlas de manera estricta. Lo mismo ocurre con la creatividad: en algunas ocasiones, mantener las condiciones para fomentarla no es útil, ya que puede inhibir la aplicación de las ideas innovadoras. Una empresa que genera muchas ideas creativas pero no las implementa rápidamente puede estar beneficiando a su competencia, mientras que una organización con menos ideas pero una implementación eficiente puede tener mejores resultados.
  • El último dilema se refiere a los diferentes tipos de innovación, en particular la innovación incremental y la innovación radical. Contrariamente a lo esperado, las ideas más creativas e innovadoras que rompen con lo establecido no siempre obtienen los mayores beneficios. La innovación incremental ofrece incrementos promedio en el rendimiento, mientras que la innovación radical presenta una variabilidad mayor en términos de desempeño, lo que implica riesgos más altos de ganancias y pérdidas. En resumen, se espera que las ideas innovadoras radicales tengan un nivel de rentabilidad inferior. La gestión de las tensiones generadas por este tipo de innovación es especialmente compleja.

Ejemplos de estrategias para fomentar la innovación

La gestión de errores es fundamental en el proceso de innovación, ya que es común que se produzcan errores al probar nuevas formas de hacer las cosas. Una cultura que permita y gestione adecuadamente los errores contribuirá al avance de la innovación. Esto implica crear un entorno en el que los errores sean vistos como oportunidades de aprendizaje, fomentando la experimentación y la retroalimentación constructiva. La gestión de errores permite a los equipos aprender de sus equivocaciones y ajustar su enfoque, impulsando así el proceso de innovación.

Además, el tipo de liderazgo desempeña un papel crucial en el éxito de la innovación. Un liderazgo efectivo en este contexto implica fomentar un ambiente que estimule la creatividad, la colaboración y el pensamiento abierto. Los líderes deben brindar apoyo, motivación y recursos a los equipos, alentar la toma de riesgos y promover la confianza en la exploración de nuevas ideas. Un líder inspirador y visionario puede crear una cultura organizacional que valore y priorice la innovación, lo que impulsa el éxito de los esfuerzos innovadores.

En resumen, la gestión de errores y el liderazgo adecuado son dos estrategias clave para fomentar la innovación. La gestión de errores permite aprender de los errores y adaptarse, mientras que el liderazgo efectivo crea un entorno propicio para la creatividad y la exploración de nuevas ideas.

Cultura de gestión de errores

Cuando pensamos en errores, a menudo recordamos grandes catástrofes que son el resultado de una cadena de errores humanos, como accidentes aéreos o naufragios. En tales casos, es fundamental insistir en la necesidad de establecer protocolos que permitan prevenirlos. Sin embargo, también podemos considerar los errores como una fuente de aprendizaje e innovación. Un ejemplo popular de esto es el famoso «Post-it», que surgió como un error en la elaboración de un pegamento potente. De hecho, Keith y Frese (2011) afirman que para el aprendizaje, los errores son más beneficiosos que los eventos positivos.

Por lo tanto, la cultura de la gestión de errores es imprescindible tanto para fomentar la innovación como para generar un clima de seguridad necesario, previniendo posibles fallos o errores que pongan en riesgo, incluso, la seguridad de los trabajadores. La prevención de errores es necesaria antes de que estos ocurran, pero una vez que se ha producido un error, es importante controlar sus consecuencias, y ahí es donde entra en juego la gestión de errores. A menudo se confunden los errores en sí con las consecuencias de los errores, y generalmente las personas temen más a las consecuencias. Por lo tanto, una gestión adecuada de los errores es de vital importancia.

La cultura de la gestión de errores se define como el conjunto de normas, valores, prácticas y procedimientos comunes que los miembros de una organización comparten y que se centra en la gestión de errores (Van Dyck, Frese, Baer y Sonnentag, 2005). Para llevar a cabo una gestión adecuada de los errores, es necesario empezar por lo más básico: distinguir entre los diferentes tipos de errores.

Según Reacon (1990), se pueden distinguir dos tipos de errores. Los deslices o lapsus son errores que ocurren durante la ejecución de un plan debido a distracciones. Estos son los errores más sencillos de evitar. Sin embargo, los errores que resultan de una planificación inadecuada requieren un mayor esfuerzo en su gestión. Por lo tanto, una planificación adecuada durante el proceso de implementación de una idea innovadora ayudará a prevenir errores.

Estos dos tipos de errores son aquellos que debemos tratar de evitar. Sin embargo, frente a ellos, existe otro tipo de errores que no solo deben permitirse, sino que también deben ser alentados: aquellos errores que surgen como consecuencia de asumir riesgos con el fin de mejorar. Este tipo de errores deben ser valorados de manera positiva, ya que los fracasos pueden potenciar la atención, fomentar la experimentación, impulsar la voluntad de asumir riesgos y promover la innovación y la adaptabilidad ante circunstancias cambiantes. Además, el aprendizaje y la capacitación en nuevas tareas o procesos mejora cuando se permiten los errores (Keith y Frese, 2011). Lo importante es saber evitar las consecuencias negativas una vez que el error ha ocurrido. A continuación, se detallan los aspectos que contribuyen a mejorar la cultura de gestión de errores.

  • En primer lugar, se encuentra la detección de los errores. Cuanto antes se detecte un error, más fácil será resolverlo con el menor número de consecuencias negativas. Existen diferentes enfoques para mejorar la detección, y Keith y Frese (2011) advierten que las organizaciones más centradas en la prevención de errores tienden a ser más lentas en la detección una vez que los errores ya han ocurrido. La sobreconfianza en sus estrategias de prevención hará que estén menos atentas a situaciones potenciales de error y a las señales de posibles errores. Por lo tanto, es necesario adaptarse según la etapa en la que se encuentre el proceso de innovación. De esta manera, resulta muy complejo fomentar ideas innovadoras bajo una cultura de prevención de errores. Sin embargo, durante la fase inicial de implementación de la innovación, es importante centrarse en la prevención de errores. Asimismo, es necesario transmitir que los errores, una vez que se han producido y se ha realizado una gestión adecuada, no suelen repetirse, aunque puedan surgir nuevos errores que no se habían previsto anteriormente.
  • El segundo aspecto es la comunicación de los errores, es decir, es necesario que todos los miembros de la organización sean conscientes de que se ha cometido un error. El motivo principal es evitar que el error se repita, pero también es positivo que el error se conozca antes de implementar la innovación, ya que esto permite que todos puedan seguir proponiendo mejoras.
  • El tercer aspecto es una buena coordinación para el control y resolución de los errores de manera rápida y eficiente.
  • Por último, es importante analizar los errores una vez que han ocurrido, buscando las causas subyacentes, con el objetivo de evitar que se repitan no solo los mismos errores, sino también aquellos similares o con causas similares. Aprender de los errores es fundamental para el crecimiento y la mejora continua.

En resumen, una cultura de gestión de errores efectiva implica distinguir entre diferentes tipos de errores, fomentar la asunción de riesgos para la mejora, detectar los errores de manera temprana, comunicarlos de forma transparente, coordinar su control y resolución, y analizarlos en busca de lecciones aprendidas. Al abordar los errores de manera adecuada, las organizaciones pueden promover la innovación, la seguridad y el crecimiento.

Ejemplo:

En una empresa de desarrollo de software, se promueve una cultura de gestión de errores donde se valora el aprendizaje y la mejora continua. Los empleados son alentados a reconocer y reportar errores sin temor a represalias. Se fomenta un ambiente de confianza y colaboración donde los errores son vistos como oportunidades de crecimiento y aprendizaje.

Cuando se produce un error, se sigue un proceso estructurado para su gestión. En primer lugar, se realiza una evaluación para comprender las causas y el impacto del error. Se busca identificar si el error fue resultado de una acción individual, de un problema en los procesos o de alguna falla en el sistema.

Una vez identificadas las causas, se lleva a cabo un análisis en equipo para generar soluciones y prevenir la recurrencia del error. Se promueve la participación de diferentes áreas y se valora la diversidad de perspectivas para encontrar soluciones efectivas.

Además, se realiza un seguimiento de las acciones correctivas implementadas para evaluar su eficacia y realizar ajustes si es necesario. Esto ayuda a asegurar que los errores no se repitan en el futuro y que se fortalezcan los procesos y prácticas de la organización.

Adicionalmente, se fomenta la cultura de compartir lecciones aprendidas. Se realizan reuniones periódicas donde se comparten experiencias y se discuten los errores cometidos, buscando que todos los miembros de la organización puedan aprender de ellos. Se reconocen los esfuerzos individuales y de equipo para abordar los errores de manera efectiva y se valoran las contribuciones a la mejora continua.

En resumen, esta empresa ha establecido una cultura de gestión de errores donde se promueve la transparencia, la colaboración y el aprendizaje. Los errores son vistos como oportunidades para mejorar y se implementan acciones correctivas basadas en un análisis riguroso. Esta cultura contribuye a fortalecer la calidad de los productos y servicios, y a fomentar la innovación y el crecimiento de la organización.

Liderazgo ambidiestro

Tradicionalmente, la investigación y aplicación del liderazgo en el ámbito organizacional se ha centrado en los estilos de liderazgo, los cuales suelen ser estables y poco flexibles. Sin embargo, cuando se trata de mejorar el proceso de innovación, se requiere una mayor flexibilidad en el liderazgo para adaptarse a la variabilidad de la situación y el comportamiento de los seguidores. En los últimos años, ha surgido una corriente de investigación centrada en la utilidad del liderazgo flexible y adaptado específicamente a los seguidores. Una teoría en particular, la teoría del intercambio entre líder y seguidor de Graen y Uhl-Bien (1995), ha sido objeto de estudio. Además, un meta-análisis realizado por Rosing, Frese y Bausch (2011) ha propuesto el liderazgo temporal flexible como una forma de mejorar la innovación. Este enfoque sostiene que el comportamiento del líder adecuado en cada situación depende de los seguidores, la situación y el momento temporal en el que se encuentra el ciclo de la innovación.

En este sentido, se ha propuesto el concepto de liderazgo ambidiestro, el cual implica que el líder debe ser capaz de combinar tanto la perspectiva temporal a corto como a largo plazo para lograr un equilibrio entre las estrategias de exploración de nuevas oportunidades y la explotación de las que ya se tienen. De este modo, el líder debe fomentar tanto las conductas de exploración como las de explotación en los seguidores para lograr una organización ambidiestra.

La creatividad y la experimentación están relacionadas con las conductas de exploración, mientras que la eficiencia y la alineación están asociadas con las conductas de explotación. El líder ambidiestro debe ser capaz de fomentar ambas conductas en los seguidores y combinarlas adecuadamente para lograr una organización ambidiestra. Además, el líder debe tener la flexibilidad necesaria para adaptarse a las necesidades y demandas de los seguidores y de la situación en cada momento del ciclo de la innovación.

Aunque ya se ha mencionado que en los procesos creativos y de implementación, las conductas de exploración y explotación son distintas, a lo largo de ambos procesos se pueden requerir tanto conductas de exploración como de explotación, convirtiéndose en conductas complementarias. En otras palabras, no se puede asumir que solo se necesitan conductas de exploración durante el proceso creativo y solo conductas de explotación durante la implementación. Aunque estos tipos de conductas pueden ser dominantes en cada momento, pueden combinarse en ambos momentos. Por lo tanto, se necesita un liderazgo ambidiestro que sea capaz de guiar a los seguidores a cambiar de un tipo de conducta a otro en el momento adecuado.

Por ejemplo, como señalan Rosing y colaboradores (2011), durante el proceso creativo, las tareas pueden estar mal definidas y necesitar cierta estructuración, por lo que se requerirían conductas de explotación, mientras que la implementación de esas ideas puede necesitar nuevas formas de trabajo, lo que requeriría conductas de exploración.

Existen acciones que los líderes ambidiestros pueden llevar a cabo para optimizar la iniciativa personal de sus seguidores, tales como conductas de apertura y conductas de cierre. En el comportamiento de apertura, el líder debe mostrar en qué situaciones se requiere que los empleados utilicen conductas exploratorias, alentando a hacer las cosas de manera diferente, experimentar y dar espacio para el pensamiento independiente y la acción, así como apoyar los intentos de cuestionar los enfoques establecidos. Por otro lado, la conducta de cierre del líder requiere la adopción de medidas correctivas, el establecimiento de directrices específicas y la supervisión de la consecución de los objetivos. Este tipo de conductas son necesarias en situaciones en las que se requiere que los empleados utilicen conductas de explotación, como en la implementación.

Rosing y colaboradores (2011) ofrecen ejemplos de conductas de apertura del líder, como permitir diferentes formas de realizar una tarea, fomentar la experimentación con ideas diferentes, motivar a los seguidores a asumir riesgos, permitir actuar de manera independiente, permitir a los seguidores generar ideas propias y permitir o tolerar errores, fomentando el aprendizaje de errores.

Ejemplos de conductas de apertura del líder (Rosing y colaboradores 2011)
✅ Permitir diferentes formas de realizar una tarea.
✅ Fomentar la experimentación con ideas diferentes.
✅ Motivar a los seguidores para que asuman riesgos.
✅ Permitir actuar de manera independiente.
✅ Permitir a los seguidores generar ideas propias.
✅ Permitir o tolerar los errores, fomentando el aprendizaje de error.

Por otro lado, las conductas de cierre del líder incluyen supervisar y controlar la consecución de los objetivos establecidos, establecer rutinas, ejercer el poder para realizar acciones correctivas si es necesario, controlar el seguimiento de las normas, exigir la realización de tareas uniformes y sancionar los errores.

Ejemplos de conductas de cierre del líder (Rosing y colaboradores 2011)
❌ Supervisar y controlar la consecución de los objetivos establecidos.
❌ Establecer rutinas.
❌ Ejercer el poder para realizar acciones correctivas si fuera necesario.
❌ Controlar el seguimiento de las normas.
❌ Exigir la realización de tareas uniformes.
❌ Sancionar los errores.
❌ Supervisar el cumplimiento de los planes.

Es necesario tener flexibilidad temporal para adaptar estas conductas de apertura o cierre a las exigencias de las tareas. Los líderes deben ser capaces de cambiar de forma flexible entre ambas conductas según lo exija la situación. En resumen, los líderes ambidiestros son capaces de combinar conductas de exploración y explotación en los procesos creativos y de implementación, guiando a los seguidores a cambiar de un tipo de conducta a otro según las necesidades de la situación.

Conclusiones

Existen varios tipos de cambio organizacional, que pueden involucrar la estructura, los recursos, la cultura o incluso cambios más radicales. Es importante distinguir entre cambios impuestos, reactivos y elegidos, ya que cada tipo de cambio requiere una gestión diferente.

La relación entre innovación y cambio es innegable, y la necesidad de innovación es crucial en el contexto actual. Aunque la creatividad es un componente fundamental en el proceso de innovación, este proceso va más allá e implica la implementación efectiva de las ideas. La gestión de la resistencia al cambio y las tensiones que surgen son aspectos clave en el proceso de innovación.

Una gestión adecuada de los errores es fundamental para prevenirlos, detectarlos y minimizar sus consecuencias. Los errores deben ser vistos como oportunidades de aprendizaje que impulsan la mejora y fomentan la innovación.

Asimismo, los líderes desempeñan un papel crucial en el proceso de innovación al reconocer el momento adecuado para fomentar comportamientos apropiados entre sus seguidores.

En resumen, es importante comprender los diferentes tipos de cambio organizacional, reconocer la relación entre innovación y cambio, y gestionar de manera efectiva los errores y las tensiones asociadas con la innovación. Además, los líderes deben adaptar su estilo de liderazgo según las necesidades del proceso de innovación en cada etapa.

Referencias

  • Palací Descals, Francisco José ., and Miguel . Bernabé Castaño. Consultoría Organizacional. Madrid: Sanz Y Torres : Universidad Nacional De Educación a Distancia, 2013. 

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